Zlecenie transportowe – czym jest? Jak je poprawnie wypełnić?
Transport towarów jest niezbędny w niemal każdej branży. Aby mógł przebiegać w odpowiedni sposób, powinien zostać właściwie zaplanowany.
Współpraca z firmami przewozowymi zwykle rozpoczyna się od zlecenia transportowego. Czym jest ten dokument i co warto o nim wiedzieć?
Co to jest zlecenie transportowe i do czego służy?
Zlecenie transportowe to umowa pomiędzy zleceniodawcą a firmą, która zajmuje się przewozem. Są w nim zawarte wszystkie najważniejsze informacje o współpracy. Wśród nich warto wyróżnić następujące dane:
- dane obu stron umowy – numer PESEL lub NIP zleceniodawcy i zleceniobiorcy, najważniejsze informacje kontaktowe (adres, numer telefonu, e-mail),
- informacje na temat ładunku – rodzaj towarów, które mają zostać przewiezione, ich wymiary, waga czy specjalne wymagania dotyczące warunków podczas transportu,
- dane dotyczące załadunku i rozładunku – miejsce i data, ewentualnie dodatkowe wymagania klienta,
- informacje dotyczące floty i obsługi transportu – dane na temat samochodów wykorzystywanych do realizacji zlecenia oraz kierowców,
- dodatkowe wymagania bezpieczeństwa – dotyczą m.in. sposobu zabezpieczenia ładunku,
- informacje o płatności – cena i sposób przekazania pieniędzy, a także ewentualne kary za nieprzestrzeganie zapisów w umowie.
Zlecenie transportowe może obejmować także wiele innych informacji, które są ustalane między zleceniodawcą a zleceniobiorcą. Im więcej danych, tym łatwiej rozwiązać ewentualne spory.
Dokument ten jest pierwszym i najważniejszym punktem współpracy, dlatego warto zadbać o to, by był kompletny.
Zlecenie transportu lotniczego, kolejowego czy drogowego często jest nazywane umową spedycyjną. To zamienne określenie dotyczące tego samego dokumentu.
Kiedy zlecenie transportowe jest potrzebne?
Zlecenie transportu nie jest obowiązkowe. W Polsce umowy mogą być zawierane także ustnie, jednak spisanie najważniejszych ustaleń pozwala wyeliminować wiele sporów w trakcie realizacji zlecenia.
To dobre rozwiązanie bez względu na typ wykonywanych działań. Dokument sprawdzi się zarówno podczas jednorazowej, jak i wielokrotnej współpracy.
Z czego składa się zlecenie transportowe?
Jeśli chodzi o zlecenia transportowe, wzór dokumentów może wyglądać różnie. W Internecie można znaleźć gotowe arkusze, które wystarczy wypełnić zgodnie z własnymi potrzebami.
Znacznie lepszym wyborem jest samodzielne przygotowanie dokumentu, jakim jest zlecenie transportowe. Wzory dostępne w Internecie doskonale sprawdzą się jako inspiracja.
Większe firmy transportowe zazwyczaj korzystają ze stałych wzorów z możliwością modyfikacji w przypadku bardziej skomplikowanych zleceń. Takie dokumenty są opracowywane przez specjalistów, a ich ostateczna wersja często powstaje przez kilka lat, na bazie kolejnych współprac.
Trzeba jednak pamiętać, że wzory zleceń transportowych muszą zawierać wszystkie wspomniane informacje. Wiele z nich, jak dane firmy spedycyjnej, można wypełnić na stałe. Pozostałe punkty powinny pozostać puste i zostać uzupełnione dopiero po ustaleniu szczegółów współpracy z klientem. Wzory muszą też być dostosowywane do wszelkich zmian w prawie.
Jak poprawnie wypełnić zlecenie?
Poprawnie wypełnione zlecenie transportu drogowego musi zawierać wszystkie wymienione wyżej informacje. Co więcej, zapisy umieszczone w dokumencie powinny być zgodne z obowiązującymi przepisami.
Klient i zleceniobiorca mogą kierować się podstawowymi zasadami współpracy lub opracować własne, dzięki którym możliwe jest łatwiejsze rozwiązywanie ewentualnych sporów. Dotyczy to m.in. zaniedbań i opóźnień jednej ze stron oraz ewentualnych kar związanych z takimi sytuacjami.
Zdarza się, że wypełnieniem zlecenia transportowego zajmuje się klient. W takiej sytuacji przedstawiciel firmy spedycyjnej powinien dokładnie przeanalizować dokument przed jego podpisaniem.
Ważne jest upewnienie się, że zawarte w nim zapisy nie łamią przepisów Kodeksu Cywilnego. Kluczowe okazuje się też zweryfikowanie danych zleceniobiorcy i zleceniodawcy. Jeśli będą błędne, cała umowa może zostać unieważniona.
Firmy zajmujące się transportem towarów często współpracują z kancelariami prawnymi. Specjaliści potrafią zweryfikować dokumentację i wskazać ewentualne nieprawidłowości.
Jak długo należy przechowywać zlecenie transportowe?
Wszelkie umowy, zgodnie z obowiązującymi przepisami, muszą być przechowywane przez spedytora przez co najmniej 3 lata. Jeśli masz taką możliwość, warto trzymać je nieco dłużej, np. przez 5 lat. Dzięki temu w razie jakichkolwiek problemów można szybko dotrzeć do dokumentacji, która pozwala rozwiązać ewentualne spory.
Wiele firm nie wyrzuca zleceń transportu drogowego, kolejowego czy lotniczego przez nawet kilkanaście lat. Te dokumenty coraz częściej są przechowywane w formie elektronicznej, dzięki czemu można dostać się do nich w zaledwie kilka minut.
Oryginały można trzymać w specjalnych archiwach. Takie rozwiązanie sprawi, że nie będą zajmować zbyt wiele miejsca w siedzibie przedsiębiorstwa transportowego.
